SISDM/HRIS

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

 

A.   Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resource Information System (HRIS)

 

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources Information System (SISDM/HRIS).

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Menurut Wikipedia.com, HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM dengan teknologi informasi yang berupa software yang dapat membantu aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan sistem pemrosesan data yang telah terstandarisasi dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Di berbagai perusahaan kegiatan yang menggunakan HRIS biasanya dikerjakan oleh HRD yang dalam pekerjaannya merupakan penyeleksi dan rekrutmen karyawan, pelatihan dan pengembangan karyawan, penyusun manajemen kinerja dan karir.

Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1.     Timely (tepat waktu)

2.    Accurate (akurat)

3.    Concise (ringkas)

4.    Relevant (relevan)

5.    Complete (lengkap)

 

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik-karakteristik di atas dalam mengambil suatu keputusan, agar keputusannya sesuai dengan standar dari perusahaan dan sesuai dengan keadaan perusahaan dan karyawan yang bekerja di dalamnya.
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1.     Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

 

2.    Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

 

3.    Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

 

4.    Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

 

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.     SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

 

2.    Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

 

3.    Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

• Intelijen Pemerintah.

Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

 

• Intelijen Pemasok.

Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

 

 

• Intelijen Serikat Pekerja.

Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

 

• Intelijen Masyarakat Global.

Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

 

• Intelijen Masyarakat Keuangan.

Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

 

• Intelijen Pesaing.

Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

 

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan.

OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1.     Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

 

2.    Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

 

3.    Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

 

4.    Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

 

5.    Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6.    Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

 

Kesimpulan:

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Semua hal tersebut dikerjakan dan dikelola oleh bagian HRD (Human Resource Development).

 

Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

http://www.scribd.com/doc/7260344/kuliah-11

http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.

 

By. Shinta Mega P

4 PA05 (10507310)